Estrarre i dati dalle fatture dei fornitori in automatico
È l'automazione con il ritorno più rapido e meno rischioso che si possa fare in un ufficio: nessuno rimpiange di aver smesso di ricopiare numeri da un PDF.
Cristian Laporta22 agosto 202610 min di letturaIntelligenza artificiale
Un sistema di estrazione legge PDF, scansioni e foto di documenti e ne ricava i campi (fornitore, numero, data, imponibile, righe), che arrivano nel gestionale già compilati. La precisione realistica sui campi principali è del 95-99%, per questo i valori incerti vanno evidenziati per la conferma invece che accettati in silenzio.
In quasi tutti gli uffici amministrativi c'è qualcuno che apre un PDF, legge un numero e lo riscrive da un'altra parte. Nessuno lo difende, tutti lo fanno. È il candidato ideale per l'automazione: ripetitivo, frequente, con un risultato verificabile.
Cosa legge, e con quale tecnologia
Il termine tecnico è estrazione di dati da documenti. Sotto ci sono due generazioni di tecnologia che vale la pena distinguere, perché costano e rendono in modo molto diverso.
| Riconoscimento a modelli | Estrazione con modelli linguistici | |
|---|---|---|
| Come funziona | Si insegna dove sta ogni campo, per ogni fornitore | Il modello capisce il documento e trova i campi |
| Formati nuovi | Vanno configurati uno per uno | Funzionano subito, senza configurazione |
| Scrittura a mano | Quasi nulla | Discreta |
| Precisione su formati noti | Molto alta | Alta |
| Costo iniziale | Alto (configurazione) | Basso |
| Costo d'uso | Basso | Proporzionale ai documenti |
Per un'azienda con pochi fornitori sempre uguali, il primo approccio resta economico. Per chi riceve documenti da decine di fornitori in formati diversi, che è il caso più comune, conviene il secondo: non c'è niente da configurare.
Cosa si estrae, in pratica
- Testata: fornitore, partita IVA, numero e data del documento, riferimenti all'ordine.
- Totali: imponibile, aliquote, imposta, totale, eventuali sconti.
- Righe: codice, descrizione, quantità, prezzo unitario, sconto di riga. È la parte più difficile, perché le tabelle nei PDF sono spesso disordinate.
- Pagamento: scadenze, modalità, IBAN.
- Allegati: documenti di trasporto collegati, quando presenti.
Un chiarimento sulla fattura elettronica. In Italia le fatture fra soggetti IVA passano già dal Sistema di Interscambio in formato XML: quelle sono già dati strutturati e non serve estrarre nulla. L'estrazione serve per tutto il resto: documenti di trasporto, ordini, preventivi, ricevute, fatture estere, scontrini di spesa. In un'azienda è la maggior parte della carta che gira.
Che precisione aspettarsi e come gestire gli errori
I numeri realistici su documenti di buona qualità: 95-99% sui campi di testata, un po' meno sulle righe, sensibilmente meno su scansioni storte, sbiadite o fotografate male. Su cento fatture significa qualche campo sbagliato, e in contabilità anche un solo campo sbagliato crea problemi.
Per questo un sistema ben fatto non accetta nulla in silenzio. Deve:
- Dichiarare la propria incertezza campo per campo, evidenziando quelli sotto una soglia.
- Fare i controlli che sa fare da solo: imponibile più imposta uguale totale, somma delle righe uguale all'imponibile, partita IVA formalmente valida.
- Confrontare con l'ordine, se esiste: prezzi e quantità diversi da quanto ordinato vanno segnalati prima della registrazione.
- Mostrare il documento accanto ai dati estratti, così la conferma richiede tre secondi invece di riaprire il PDF.
Quanto costa e quanto rende
| Voce | Costo indicativo |
|---|---|
| Realizzazione e collegamento al gestionale | 3.000 – 12.000 € |
| Costo per documento elaborato | 0,01 – 0,10 € |
| Manutenzione annua | 15 – 20% del valore di sviluppo |
Il conto del ritorno si fa in un minuto: minuti per documento × documenti al mese × 12 × costo orario pieno. Con 300 documenti al mese e 4 minuti ciascuno, sono 240 ore l'anno; a 28 € l'ora di costo pieno, circa 6.700 € l'anno. Il pareggio, su un progetto medio, arriva in genere entro il primo anno.
Come si mette in uso senza rischi
- Un mese in parallelo. Il sistema propone, la persona conferma come sempre. Alla fine si confronta: quanti campi sbagliati, su quali documenti, perché.
- Si parte dai fornitori più frequenti. Sono quelli che portano il grosso del risparmio e i formati più prevedibili.
- Si tiene sempre l'originale collegato alla registrazione: in caso di contestazione serve il documento, non solo i dati.
- Si misura ogni mese la percentuale di documenti passati senza correzioni. Se scende, qualcosa è cambiato a monte.
Dove non conviene
- Sotto i cinquanta documenti al mese. Il risparmio non copre lo sviluppo e la manutenzione.
- Se i documenti sono già strutturati. Le fatture elettroniche XML si leggono direttamente: automatizzare l'estrazione da un PDF generato da un XML è lavoro sprecato.
- Se nessuno controllerà. Un sistema che scrive in contabilità senza che nessuno guardi le segnalazioni è peggio del lavoro manuale.
Domande frequenti
Che precisione ha l'estrazione automatica dei dati da una fattura?
Su documenti di buona qualità, dal 95 al 99% sui campi di testata (fornitore, numero, data, totali), un po' meno sulle righe di dettaglio e sensibilmente meno su scansioni storte o sbiadite. Per questo i valori incerti vanno evidenziati e confermati da una persona.
Serve anche per le fatture elettroniche italiane?
No. Le fatture fra soggetti IVA passano dal Sistema di Interscambio in formato XML e sono già dati strutturati: si leggono direttamente. L'estrazione serve per tutto il resto: documenti di trasporto, ordini, preventivi, ricevute, fatture estere, note spese. In un'azienda è la maggior parte dei documenti.
Quanto costa automatizzare la lettura dei documenti?
Fra 3.000 e 12.000 € per la realizzazione e il collegamento al gestionale, più 0,01–0,10 € per documento elaborato e una manutenzione annua del 15–20%. Il pareggio, con volumi di qualche centinaio di documenti al mese, arriva in genere entro il primo anno.
Da quanti documenti al mese conviene?
Sotto i cinquanta documenti mensili il risparmio difficilmente copre sviluppo e manutenzione. Il calcolo si fa così: minuti per documento × documenti al mese × 12 × costo orario pieno, confrontato con il preventivo.
Legge anche i documenti scritti a mano?
In parte. I modelli di ultima generazione se la cavano discretamente con la scrittura a mano chiara, molto meno con quella disordinata. Per i documenti manoscritti conviene mantenere sempre la conferma umana su tutti i campi, compresi quelli che il sistema considera sicuri.
I documenti aziendali escono dall'azienda?
Dipende da come è costruito il sistema. Si può lavorare con servizi su server europei e un contratto che esclude l'uso dei dati per l'addestramento, oppure con un modello installato su una macchina propria da cui nulla esce. Va deciso all'inizio, perché cambia costi e infrastruttura.